COMUNICACIÓN Y COHERENCIA ORGANIZACIONAL

La base de cualquier relación (personal, social o empresarial) es la comunicación, y como todo proceso humano, se encuentra en constante evolución.

Hoy, convivimos en torno a un ambiente comunicativo muy diverso (canales, redes, perfiles, entre otros) y sin importar el tamaño, estructura o finalidad, toda entidad corporativa debe contar con espacios propios para la emisión de sus mensajes y contar en todos ellos con coherencia organizacional, ya sea hacia el interior (dentro de la organización) o hacia el exterior (frente al mercado).

La unión de los conceptos comunicación empresarial y coherencia organizacional, contribuye a mejorar y hacer más efectivas las relaciones sociales corporativas. Ayudando, por un lado, a los empleados a mejorar sus procesos laborales, y por otro, a desarrollar, de mejor forma, el aspecto comercial de la organización, generando mayor efectividad.

Cualquier sistema de gestión empresarial, en su forma más simple, puede considerarse como un circuito, en donde un conjunto de subsistemas, se comunican e interactúan integralmente en pro de un bien común.

A continuación, veremos algunas líneas base que nos ayudarán a implementar estos dos conceptos en nuestra organización.

Comunicación Empresarial

Es un conjunto de procesos, que realiza una empresa en pro de desarrollar productos comunicativos de manera interna o externa en pro de fortalecer su imagen, incrementando su reconocimiento y ventas.

Es importante tener en cuenta que esta comunicación, no solo implica la elaboración y emisión de información, también incluye el intercambio de datos con el mercado y su entorno en pro de evaluar sus diferentes procesos.

Una buena comunicación empresarial, hace que en general todos los equipos permanezcan motivados y que sus acciones sean reconocidas por su entorno, facilitando la interacción del circuito y brindando coherencia a la organización.

Hoy en día, es importante tener presente que nos comunicamos de diferentes formas y por diferentes medios a lo largo del día. La comunicación empresarial como se conocía hasta hace unos años, se definía como la manera de interactuar hablada o escrita que mantenían los colaboradores de una empresa y se clasificaba como comunicación interna y comunicación externa.

La comunicación interna tenía lugar dentro de las organizaciones, y se emitía en diferentes direcciones, hacia abajo (hacia el staff), hacia arriba (hacia managers, dirección o juntas) y horizontalmente (entre manager-manager o staff-staff).

El flujo de comunicación hacia abajo ocurría cuando la gerencia proporciona información, daba instrucciones, solicitaba retroalimentación, o brindaba mensajes de motivación a sus equipos.

El proceso hacia arriba, se daba al momento en que los equipos brindan información a los líderes reportando sus actividades o solicitando apoyo. Y el de forma horizontal, se realizaba a través de reuniones que facilitaban el intercambio de información entre departamentos, dando apoyo a la labor desarrollada por los equipos.

Por su parte la comunicación comercial o externa, incluía interacciones entre organizaciones y el entorno externo. Por ejemplo, cuando una empresa se comunicaba con sus clientes (actuales y potenciales), otras instituciones, sus proveedores, oficinas gubernamentales o medios de comunicación.

Este tipo de interacción empresarial podía darse de forma oral, a través de conversaciones y reuniones, o documental, mediante correos electrónicos, materiales de marketing, publicaciones, informes o propuestas.

Hoy, luego de la pandemia, podemos decir que tanto la comunicación interna como la externa se pueden dar a través de sistemas de comunicación externos, en los que pueden terminar involucrándose entes del exterior de la organización, como lo son plataformas de video llamada, espacios de reunión virtual o drives externos.

Estos sistemas foráneos, pueden terminar haciendo que la comunicación interna se convierta en comunicación externa y genere inconvenientes. Ejemplo de ello pueden ser la Panamá Papers, documentos de comunicación interna de una organización, que debido a un descuido terminaron siendo productos comunicativos externos de una amplia cantidad de empresas.

De igual forma los procesos comunicativos internos ya no están descritos de forma lineal, en la actualidad se parecen más a procesos circulares en donde tanto los managers juegan un papel más parecido a los de líderes, manteniendo una comunicación integral dual con su staff, en la que más que dar directrices, trazan en conjunto caminos a recorrer, brindando apoyo integral a sus propios equipos o a grupos alternos.

De igual forma pasa con los staff, ya no solo tienen reuniones para brindar apoyo, ahora se trabaja en conjunto en tiempo real y unidos para prever las problemáticas que se pueden dar, y tener listas soluciones conjuntas a esta situaciones.

Coherencia Organizacional

Se entiende como coherencia organizacional a la relación equilibrada y directa entre los componentes de una organización, generando la maximización de resultados.

Dentro de este nuevo concepto organizacional, no solo se habla de los componentes internos de la organización, también se resaltan las interacciones que estos tienen con su entorno (clientes, socios, proveedores o competidores) y que culmina con la entrega de un valor estratégico adicional a su servicio o producto.

Se trata de alinear las capacidades internas de la organización con un modelo de negocio integral, en el que producto y servicio sean uno solo para sus clientes.

En la actualidad, una empresa competitiva debe mantener en mente el proveer beneficios claros a sus clientes y establecer una relación colaborativa con ellos. Para alcanzar esta meta es necesario mantener canales de comunicación y colaboración a lo largo y ancho de toda la empresa, permitiendo alcanzar un enfoque integral.

Para que este componente funcione, es necesario que las organizaciones cuenten con líderes valientes capaces de admitir las críticas de sus staff y manejen sin problema el apoyo de otros equipos, es perder el miedo a exponerse o a perder la credibilidad frente a la organización.

La mirada hoy, está dirigida más hacia un cambio cultural en lo que refiere a honestidad, respeto, sinceridad y coherencia, haciendo de estas virtudes vínculos colindantes entre todas las personas de la organización; siempre en busca de construir equipos de trabajo reales en los que se hacen ejercicios conjuntos para un fin común.

La unidad entre comunicación y coherencia, termina por brindarle a las organizaciones integralidad y desarrollo funcionales, que se traducirán en eficacia, integración, crecimiento, empoderamiento y desarrollo, no solo corporativo sino también personal en cada uno de sus trabajadores.

Características de la Comunicación Empresarial

Motive

El mantener una comunicación circular y una política de coherencia organizacional, hará que los empleados tengan un buen rendimiento, se comprometan con la empresa y mantengan un entorno laboral agradable.

El proporcionarles incentivos, no siempre económicos, hará que sus colaboradores mejoren el desarrollo de su labor y generen resultados más efectivos en su rendimiento comercial u organizacional.

Facilite el control

Un buen plan de comunicación empresarial y una línea integral de coherencia organizacional, le permitirá establecer políticas claras y completas dentro de la organización, que harán más sencillo el control de los equipos y procesos.

El describir con claridad las líneas de trabajo a realizar, el cómo hacerlo y aclarar las dudas que se puedan generar, hará que no se generen inconvenientes ni malos entendidos.

Mejore la interacción

La comunicación es primordial para definir las pautas de interacción entre los equipos, el definir las funciones que desempeña cada uno generará una relación fructífera y fluida.

Frente a los clientes la empresa se mostrará de la manera en la que desea ser percibida, garantizando comunicar la esencia y controlando las situaciones de crisis que se podrían presentar.

Mantenga un flujo de información

Es importante definir la manera en la que se proporcionará la información en los niveles internos y externos.

Un plan de comunicación, que establezca líneas claras de administración de la información, que deje en claro los canales y medios a utilizar, evitará fugas y mantendrá un relacionamiento integral entre toda la organización.

Brinde retroalimentación

Más allá de los canales y mensajes utilizados, la única manera de saber si las estrategias comunicativas y de coherencia organizacional están funcionando, es solicitándole a los staff retroalimentaciones sobre sus procesos.

Si establecemos parámetros claros de análisis de datos, podremos contar con elementos eficaces que nos ayudarán a adelantar ciclos de análisis (Actuar, Planificar, Revisar, Hacer) que harán efectivos nuestros procesos. Si se miden los resultados será más fácil saber si están funcionando las acciones determinadas.

Para finalizar, es importante dejar claro que para cualquier tipo de mensaje, es recomendable utilizar un lenguaje apropiado que sea comprensible para todos. Así se lograrán romper las barreras de comunicación. Además, se pueden dejar abiertos los canales bidireccionales para resolver las dudas que surjan en el futuro, con lo cual también garantizarás la retroalimentación que esperabas.